Roles y perfiles de SAP, ¿cómo funcionan y cómo definirlos?

Uno de los pasos para adecuar los niveles de seguridad y autorizaciones de SAP es definir los roles y perfiles de los usuarios que estarán operando el sistema. 

Antes de definir los roles y perfiles de SAP es necesario tener bien identificadas las funciones de cada uno de los miembros del personal. Saber cuáles son sus niveles de acceso y cuáles son las funciones que debe cumplir, sin otorgar más, o menos, permisos de los necesarios. Para ello se debe tener en cuenta: 

• El puesto del usuario
• El rol que se le debe asignar
• Las restricciones 

SAP cuenta con una serie de roles estándar, para diferentes módulos o escenarios. Pero lo ideal es que sean definidos de forma personalizada para los usuarios finales, de acuerdo con las necesidades y funciones establecidas en la empresa. 

Existen dos tipos de rol básicos:

• Roles principales. Contempla las transacciones, objetos de autorización y toda la gestión a nivel organizativo. 
• Roles derivados. Administración a nivel organizacional y transacciones y objetos de autorización copiados del rol maestro. 

Roles y perfiles SAP, ¿cómo funcionan?

Tanto los roles principales como derivados cuentan con ciertos componentes cada uno:

• Códigos de transacción. Son los códigos para las transacciones de SAP, ya sean estándar o personalizados.
• Perfil. Es aquí donde se almacenan los datos de autorización, los roles son los que contienen los datos de autorización del perfil. 
• Objetos de autorización. Definen las relaciones entre diferentes campos, además de restringir u otorgar valores a ese campo en particular. También, se definen en programas para la ejecución de transacciones particulares. 
• Nivel de organización. Aquí se definen los elementos en los que se organiza SAP, por ejemplo el código de la empresa, planta, los centros de trabajo, etc.

¿Por qué necesitas definir roles y perfiles SAP?

Para que el sistema SAP funcione de forma adecuada, es necesario realizar una definición de roles y perfiles de manera óptima. 

La organización contará con diferentes controles de aprovisionamiento de accesos, de acuerdo con su propio organigrama y adecuado a sus necesidades, al mismo tiempo que se garantiza la segregación de funciones en los procesos de negocio.

Entre sus principales ventajas se encuentran:

• Reducción de riesgos funcionales del sistema.
• Protección de datos confidenciales, a los que tienen acceso solo los usuarios autorizados.
• Seguimiento en la segregación de funciones.
• La empresa podrá contar con un modelo para mantener la homologación de funciones. 
• Identificación y control de riesgos. 
• Cumplir con las políticas de control internas. 

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